Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Die Viva Group steht für unternehmerisches Denken, starke Partnerschaften und innovative Hospitality-Konzepte. Unter dem Leitgedanken „Where new business is about to start“ entwickelt und begleitet die Gruppe Unternehmen, die auf Zusammenarbeit, klare Werte und nachhaltiges Wachstum setzen. Zur Viva Group gehören unter anderem erfolgreiche Hospitality- und Markenprojekte wie Viva la Mamma, Spelunke und House of Viva.

Die Viva Group sucht eine engagierte, strukturierte und vertrauenswürdige Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) zur direkten Unterstützung des Geschäftsführers.

Deine Aufgaben

Du unterstützt den Geschäftsführer im Tagesgeschäft und übernimmst dabei insbesondere:

• Organisation und Koordination von Terminen, Meetings, Geschäftsreisen und internen Abstimmungen

• Vorbereitung, Nachbereitung und Protokollierung von Besprechungen

• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Unterlagen, Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen

• Bearbeitung vertraulicher Informationen und Korrespondenz auf Geschäftsführungsebene

• Schnittstellenfunktion zu internen Abteilungen, externen Partnern, Kunden und Dienstleistern

• Unterstützung bei organisatorischen, administrativen und strategischen Projekten

• Priorisierung offener Themen sowie Nachverfolgung von Aufgaben und Fristen

• Allgemeine Office-Management- und Assistenzagenden

Was wir bieten

• Eine verantwortungsvolle Vollzeitposition mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung

• Abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen Unternehmensumfeld

• Kurze Entscheidungswege und Einblick in zentrale Unternehmensprozesse

• Ein professionelles, wertschätzendes Arbeitsumfeld

• Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb der Viva Group

• Ein All-in-Bruttomonatsgehalt von € 3.500 auf Vollzeitbasis

• Erfahrung in einer Assistenz-, Office-Management- oder vergleichbaren administrativen Position von Vorteil

• Sehr gute Deutsch und Englischkenntnisse

• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise

• Diskretion, Verlässlichkeit und professionelles Auftreten

• Ausgeprägte Kommunikationsstärke in Deutsch; Englischkenntnisse von Vorteil

• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint

• Eigeninitiative, Genauigkeit und lösungsorientiertes Denken

• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und eng mit der Geschäftsführung zusammenzuarbeiten